Б. Сухаревский переулок. д. 11, Москва | Пн-Вс: 9:00-18:00
Позвонить! Написать

Отказное (разъяснительное) письмо: виды и цели получения

Продукция любого предприятия или компании может либо подлежать обязательной сертификации или декларирования либо же нет. Однако в ряде случаев надзорные (контролирующие) инстанции могут затребовать на заявленную продукцию документы, подтверждающие её соответствие действующим требованиям определённых нормативов. К числу данных документов относят декларации, сертификаты и заключения. Поэтому основной целью существования и получения отказного письма является полное опровержение необходимости наличия подобных подтверждений.

Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках

Отказное письмо является официальным разъяснительным документом, который опровергает принадлежность продукции к группе товаров, подлежащих проверке соответствия на обязательной основе. По своей сути отказное (разъяснительное) письмо не может быть доказательством качества товара, поэтому для увеличения его конкурентоспособности при реализации значительно лучше иметь добровольный сертификат соответствия.

Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках, а в некоторых случаях может избавить заинтересованных лиц от дорогостоящих, а иногда и длительных и необязательных процедур подтверждения качества.

Нормами и законами технического регулирования определяется список (перечень) продукции и товаров, которые подлежат ввозу на таможенную российскую территорию, минуя процедуры оценки соответствия утвержденным и действующим стандартам качества.


В данный список входят следующие товарные категории:

  • продукция, находящаяся в бывшем употреблении;
  • запасные части, к ранее ввезённому сертифицированному товару;
  • тестовые партии продукции или товаров, предназначенных для проведения экспертных работ на соответствие;
  • продукция, предназначенная для представителей делегаций или иностранных посольств;
  • личная собственность физических лиц (граждан).

Отказное письмо на продукцию выдается производителям, заявителям или продавцам данной продукции специально уполномоченными и аккредитованными на то органами в строгом и чётком соответствии с нормами и требованиями действующего российского законодательства, а также существующими утверждёнными перечнями обязательной сертификации и декларирования соответствия.

Наиболее часто отказное письмо востребовано в торговле (реализации), при прохождении таможенного контроля, а также дистрибуции.


Виды отказных (разъяснительных) писем

В зависимости от основного содержания и сертификационного органа, выдающего разъяснительные документы различают несколько видов отказных писем, каждое из которых имеет свои правила оформления, получения и требования, предъявляемые к нему.

Выделяют следующие виды подобных документов:

  • отказное письмо, предъявляемое в органы таможенной службы (отказное письмо для таможни) – подтверждает, то, что продукция, ввозимая на российскую территорию не должна иметь сертификат. Выдается оно и оформляется только ВНИИСом. Отказное письмо для таможни необходимо зачастую в случаях возникновения расхождений при таможенном оформлении продукции или грузов, а также в неясности необходимости осуществления процедуры обязательной сертификации для заявленной продукции и обуславливается некоторой невозможностью определения кодов ТНВЭД. Необходимость в получении отказных писем для таможни определяется наличием двух систем классификации продукции и обозначением её кодами ОКП и ТНВЭД, в результате которых в исключительных случаях могут возникать разногласия в отнесении продукции к определённой товарной группе;
  • отказное письмо для осуществления торговли на территории России – документ официально подтверждает, что заявленный товар не требует обязательной сертификации и носит лишь разъяснительный характер и не используется таможенными органами. В оформлении или получении такого документа обычно нуждается продавец или производитель продукции для возможности подтверждения контролирующим органам или покупателям, что данный вид товара или продукции не относится к обязательной сертификации. При этом при реализации продукции отказное письмо выступает документом, официально подтверждающим, что для данной продукции наличие сертификационного разрешительного документа не является обязательным;
  • отказное письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – данный вид отказного письма предполагает тот факт, что заявленная продукция не относится к перечню обязательной сертификации в сфере пожарной безопасности. Такое письмо выдается сертификационными органами, уровень аккредитации которых распространяется на область пожарной безопасности;
  • отказное письмо Ростпотребнадзора (отказное письмо СЭЗ, свидетельство о госрегистрации или санитарное письмо) – официальный документ, в котором идёт речь о том, что продукция определённого производства и области применения не подлежит процедуре санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Данное разъяснительное (отказное) письмо оформляется в случаях неясности в обязательном проведении санитарно-эпидемиологической экспертизы для определённых видов продукции;
  • отказное письмо Ростехнадзора – данный документ свидетельствует об отсутствии необходимости в оформлении разрешения Ростехнадзора на определённые ввозимые в Россию виды технических устройств, не входящие в соответствующий перечень устройств с необходимостью оформления подобных разрешений. Получить отказное письмо можно в центральных аппаратах Ростехнадзора или в его территориальных центрах и органах.

Любые виды отказных писем оформляются на бланках выдающего сертификационного органа и по своему содержанию, как правило, представляют собой определённый набор цитат из действующего законодательства, подтверждающих, что заявленный товар обязательной сертификации (в любых системах сертификации) не подлежит. Оформленный и заполненный данным образом бланк заверяется гербовыми печатями сертификационного органа. При оформлении отказных писем во ВНИИС их бланк дополнительно защищается нанесением голограммы.

Порядок получения и оформления отказного письма

Отказное письмо оформляется в форме официального ответа сертификационного органа на запрос компании-заявителя в лице её руководителя. От правильности и грамотности составления запроса будет зависеть конечный результат, оформленный по итогам рассмотрения экспертами вопросов идентификации заявленной продукции в отношении обязательности в её сертификации.


Для получения разъяснительного (отказного) письма для таможни могут потребоваться следующие документы:

  • запрос или заявление на оформление отказного письма;
  • инвойс и контракт (для поставок без контрактов – товаро-транспортная накладная, а также инвойс);
  • упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
  • заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как бывший в употреблении);
  • удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью (если товар заявляется, как в виде гуманитарной помощи);
  • разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний (если продукция предназначена для выполнения клинических испытаний);
  • сертификаты соответствия на итоговое (конечное) изделие (если поступающий товар является запасной частью);
  • регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
  • свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
  • техническое описание, инструкции по эксплуатации, паспорт (для оборудования);
  • реквизиты предприятия;
  • свидетельства о присвоении ОГРН и ИНН;
  • статистические коды фирмы-заявителя.

Прилагаемые к запросу документы, должны предоставляться в форме копий на русском языке и заверенные печатями предприятия.


В пакет документов для получения отказного письма для торговли входят:

  • свидетельство о регистрации компании в качестве юридического лица и налогоплательщика;
  • точное наименование продукции или товара, в отношении которого будут проводиться разъяснения, с указанием кодов ТНВЭД и ОКП (если они известны);
  • полное описание продукции с предоставлением артикулов, торговой марки, изображений внешнего вида и др.

Вся полнота ответственности за достоверность и правильность поданных документов возлагается персонально на заявителя.

Период и срок действия отказных писем определяется поправками и дополнениями, ежегодно утверждаемыми и издаваемыми Правительством России. Поэтому в среднем отказное письмо выдается со сроком действия в 1 год.


Отказное письмо

Отказное письмо - это письмо – разъяснение о том относится ли указанная в нём продукция к объектам обязательного подтверждения соответствия.

Отказное письмо оформляется при возникновении расхождений во мнениях о классификации ввозимой и/или поставляемой продукции между перевозчиком и таможенными органами / торговыми сетями.

В связи с этим существует два вида отказных писем:

  1. отказное письмо для торговли;
  2. отказное письмо для таможни.

Отказное письмо для таможни по решению Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) вправе выдавать только ВНИИС (Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации).


Необходимость в отказном письме (или как правильно называть данный документ: экспертная оценка) может возникнуть в следующих ситуациях:

  1. Если общепринятое наименование продукции не совпадает с наименованием данной продукции в классификаторе (ОКП) или единой товарной номенклатуре (ТН ВЭД).
  2. Если сертифицируемая продукция инновационная, обладает новыми свойствами и требует экспертной оценки в части правильного её отнесения к группе продукции по классификатору ОКП или единой товарной номенклатуре ТН ВЭД.
  3. Если продукция имеет отличную от принятой в стандартном формате область применения.
  4. Если продукция попадает под исключения определенные техническими регламентами, которые не являются очевидными и требуют экспертной оценки.
  5. Если технический регламент и/или национальный / межгосударственные стандарты, устанавливающие обязательные требования к продукции, не распространяются на определённые разновидности изделий, попадающие под общее определение продукции (и код ОКП / ТН ВЭД) включенные в соответствующий перечень (список).
  6. Если продукция, исходя из своего наименования, подлежит обязательной сертификации, но по характеристикам не входит в область распространения технического регламента, национального / межгосударственного стандартов, устанавливающего обязательные требования по отношению к ней.

Максимальный срок оформления данного вида отказного письма составляет 4 рабочих дня. Возможно ускорение процесса до 1 рабочего дня.


Перечень документов направленных вместе с запросом следующий:

  1. Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
  2. Инвойс (счёт, проформа инвойс и т.д.).
  3. Упаковочный лист, если его нет в инвойсе или он не идентифицирует поставку.
  4. Акт таможенного досмотра или заключение ТТП, если продукция заявлена как «бывшая в употребление».
  5. Удостоверение о признание груза гуманитарной помощью, если продукция поступает по линии гуманитарной помощи.
  6. Разрешение на проведение клинических исследований, если продукция поступает для проведения клинических исследований.
  7. Сертификат соответствия на конечное изделие, если продукция является запасной частью.
  8. Регистрационное удостоверение, выданное Минздравсоцразвития, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
  9. Свидетельство о государственной регистрации с документом, на основании которого оно выдано, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
  10. Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
  11. Реквизиты или карточка предприятия (на отдельном листе).
  12. Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
  13. Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
  14. Реквизиты или карточка предприятия.

все документы должны быть в копиях с переводом на русский язык, заверенные печатью организации

Отказное письмо для торговли может дать аккредитованный орган по сертификации. Оно применимо на территории Российской Федерации, в спорных ситуациях между поставщиками и покупателями, представляющими собой как крупные торговые сети, так и индивидуальных частных клиентов. Срок оформления отказного письма составляет 1 рабочий день.

Перечень документов направленных вместе с запросом следующий:

Немаловажно акцентировать внимание на кодах ТН ВЭД и ОКП. В ситуациях, возникших при растомаживание грузов и спорных вопросах при торговле, решающее значение будет иметь правильность присвоение кода номенклатуры заказчиком. Так как ошибка даже в несколько цифр может повлечь за собой серьёзные последствия. В таких случаях лучше не предпринимать ложных действий и доверится в руки экспертов.